Zwischenzeugnis erstellen
Wir unterscheiden in der Personalwirtschaft ein Endzeugnis von einem Zwischenzeugnis: beide Varianten sind voll ausformulierte Arbeitszeugnisse, inklusive aller wichtigen Zeugniselemente. Während ein Endzeugnis Aufschluss geben muss über die gesamte Laufbahn - idealerweise Karriere - im Unternehmen , können Zwischenzeugnisse auch nur Teilbereiche abdecken - wie zum Beispiel eine Dokumentation der Leistungen in der Funktion des Sachbearbeiters Einkauf vom 1. Januar 2000 bis zum 30. August 2003. Auf vorherige Leistungen in einer anderen Funktion kann im Zeugnis verwiesen werden. In der Schlussformulierung sollte zum Ausdruck kommen, aus welchem Grund das Zwischenzeugnis ausgestellt wird und dass das Arbeitsverhältnis weiter andauert.
Die üblichen Anlässe, ein Zwischenzeugnis auszustellen sind:
- der Mitarbeiter / Manager wünscht eine Dokumentation seiner bisherigen Leistungen
Die Schlussformulierung sollte in etwa beinhalten: “Wir stellen dieses Zwischenzeugnis auf Wunsch von Herrn/Frau .... aus. An dieser Stelle danken wir ihm/ihr für die allzeit guten Leistungen und hoffen auf eine noch lang währende, weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit.”
Wichtig sind zum einen die Wiederholung der Gesamtnote (hier:2 durch “allzeit guten Leistungen”) sowie ein Ausdruck, der die weitere Zusammenarbeit bescheinigt - hier in Verbindung mit der Hoffnung, dass der Mitarbeiter im Unternehmen bleibt und sich das Zeugnis nicht hat austellen lassen, weil er wechseln möchte.
- der Vorgesetzte des Mitarbeiters wechselt
Die Schlussformulierung kann sein: “Wir stellen dieses Zwischenzeugnis aufgrund eines anstehenden Vorgesetztenwechsels aus. An dieser Stelle danken wir Frau/Herrn ... für die allzeit guten Leistungen und freuen uns auf eine noch lang währende, weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit. Auch hier wird - wie in jedem Zwischen- oder Endzeugnis - die Gesamtnote zur Bestätigung wiederholt und eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit dokumentiert.
- der Mitarbeiter wird befördert oder auf eine andere Position versetzt
Die Schlussformulierung sollte beinhalten: “Aufgrund seiner positiven Leistungen befördern wir Herrn .. zum “Datum” zum “neue Funktion”. Wir freuen uns über seinen erfolgreichen Entwicklungsschritt in unserem Unternehmen. An dieser Stelle danken wir ihm für die allzeit guten Leistungen und freuen uns auf eine noch lang währende, weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit.
- in absehbarer Zeit schließt der Betrieb
Die Schlussformulierung sollte idealerweise darauf eingehen: “Aufgrund der nachhaltig negativen wirtschaftlichen Entwicklung müssen wir unseren Betrieb zum “Datum” schließen. Wir bedauern diese unumgängliche Entscheidung sehr und stellen Herrn ... dieses Zwischenzeugnis zur Dokumentation seiner Leistungen für seine anstehende Bewerbungsphase aus. An dieser Stelle danken wir ihm für die allzeit guten Leistungen und empfehlen ihn gern als engagierten und kompetenten Mitarbeiter. (selbstverständlich erhält der Mitarbeiter nach der endgültigen Schließung ein Endzeugnis, dass auf den Angaben im Zwischenzeugnis beruht.)
Wichtig für die Formulierung eines Zwischenzeugnis ist die sprachliche Verwendung des Präsens. Nur ein Endzeugnis wird in der Vergangenheitsform verfasst.