Beurteilung telefonischer Bewerbungen - Vorauswahl am Telefon

Die folgenden Informationen sind in erster Linie für Personalverantwortliche gedacht. Wenn Sie das Thema aus Bewerbersicht interessiert, klicken Sie bitte hier

Telefonische Anfragen

Die Zusendung von Bewerbungsunterlagen ist eine teure Angelegenheit für Bewerber. Auf jede ausgeschriebene Sachbearbeiterstelle erhalten Unternehmen zur Zeit in der Regel bis zu 700 Bewerbungen. Nach erfolgreicher Personalauswahl müssen sich also 699 Personen um eine andere Einsatzmöglichkeit bemühen. Da viele Bewerber nie wieder etwas von ihrer Bewerbung hören, ihre Unterlagen auch nicht mehr selbstverständlicherweise zurück erhalten und sich aufgrund der Marktsituation sehr häufig bewerben müssen, bis sie einen adäquaten Job gefunden haben, gehen immer mehr Bewerber zunächst den Weg der telefonischen Anfrage. Sie möchten abklären, ob sich eine Bewerbung für sie überhaupt “lohnen könnte”, ob sie in den wichtigsten Punkten dem Anforderungsprofil entsprechen.

Personalverantwortliche müssen sich infolge dieser Entwicklung nach einer Anzeigenschaltung zunächst mit der Analyse der telefonischen Anfragen beschäftigen. Zweckmäßigerweise geschieht dies nach den Vorgaben und Kriterien des vorliegenden Anforderungsprofils für die ausgeschriebene Stelle.

Sie prüfen also:

1. die fachlichen Voraussetzungen wie

a. Ausbildung
b. Berufserfahrung (in welchen Bereichen? Wie umfassend?)
c. Welche Aufgaben werden derzeit und seit wann
    wahrgenommen?

2. die Altersvorstellung der Fachabteilung

3. ggf. den frühestmöglichen/gewünschten Eintrittstermin

4. fachübergreifende Fähigkeiten wie beispielsweise

a.   freundliches, sympathisches Wesen
b.   sprachliche Ausdrucksfähigkeit
c.   Eigeninitiative (BewerberIn ist auch von sich aus initiativ und
      stellt z.B. weiterführende Fragen, gibt auch unaufgefordert
      Informationen; es entwickelt sich unter Umständen ein
      interessantes Gespräch)
d.   extrovertierter Typ, der auf andere zugeht
e.   Selbstsicherheit/Selbstvertrauen (spricht ruhig, sicher,
      strukturiert)
f.    dynamisch, aktiv, engagiert und auch Teamorientiertheit
     (ergibt sich häufig aus Tätigkeitsbeschreibungen früherer
      Stellen und allgemeinen Infos zur Freizeitgestaltung)
g.   zuvorkommende Umgangsform (lässt den Gesprächspartner
      ausreden und bedient sich üblicher Höflichkeitsformen)

Lassen Sie sich Zeit für das Gespräch. Je besser Sie sich schon telefonisch vorab informieren, desto weniger Zeit müssen Sie später in überflüssige Vorstellungsgespräche investieren – ein Vorteil für Sie und den Bewerber.

Wenn der Bewerber alle wichtigen und viele der zweitrangigen Anforderungen positiv erfüllt, folgt meist die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Falls das telefonische Informationsgespräch negativ verläuft, verzichten Sie auf die Zusendung der Unterlagen. Zur Begründung weisen Sie allgemein auf das geforderte Anforderungsprofil hin, das in einigen Punkten nicht erfüllt wird. Diese Aussage kann, aber muss nicht weiter ausgeführt werden.

Wichtig finde ich, dass der Bewerber keinesfalls den Eindruck gewinnt, es läge an seiner Person oder ungenügenden Qualifikation. Es stellt sich nicht die Frage der quantitativen oder qualitativen Befähigung, sondern der Passgenauigkeit (!) der fachlichen und fachübergreifenden Qualifikation auf die offene Stelle.

Eine gezielte Vorauswahl reduziert Ihr Risiko, viel Zeit mit persönlichen Gesprächen über eine mögliche Einstellung verbringen zu müssen. Zeit, die Sie effektiver nutzen könnten, z.B. mit der Betreuung/Coaching Ihres bestehenden Mitarbeiterteams.

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