Beim Schreiben von Arbeitszeugnissen und auch von Referenzschreiben für freiberufliche Mitarbeiter des Unternehmens besteht die größte Schwierigkeit für die meisten Zeugnisaussteller im
korrekten sprachlichen Ausdruck der einzelnen Bewertungen. Auch der größte Routinier muss bei vielen Sätzen noch überlegen, wie genau er die Beurteilung wiedergeben will. Im
allgemeinen ist allerdings nicht jeder einzelne Satz entscheidend, sondern der Gesamteindruck des Zeugnisses oder Referenzschreibens.
Die vorherrschenden Methode beim Schreiben erkläre ich im Folgenden:
Wenn Sie eine herausragende Leistung dokumentieren
wollen, ergänzen Sie die Adjektive “sehr gut”, “ausgezeichnet”, “hervorragend”, “exzellent” durch Temporaladverbien wie “stets”, “immer” oder “jederzeit”.
Beispielformulierung:
“Auf dieser Grundlage waren ihre Arbeitsergebnisse jederzeit herausragend und von sehr hohem Bestand. Besonders anerkennend herausstellen wollen wir in diesem Zusammenhang ihre stets
exzellente, fehlerfreie Verwaltung der ..............”.
Wenn die Leistungen zwischen 1 und 2 liegen, lassen Sie die Adverbien weg. Beispielformulierung:
“Auf dieser Grundlage waren ihre Arbeitsergebnisse herausragend und von sehr hohem Bestand. Besonders anerkennend herausstellen wollen wir in diesem Zusammenhang ihre exzellente,
fehlerfreie Verwaltung der ..............”.
Wollen Sie eine glatte 2 ausdrücken, nutzen Sie beim Schreiben Ihrer Arbeitszeugnisse wieder die Adverbien in Verbindung mit “gut”.
Beispielformulierung:
“Auf dieser Grundlage waren ihre Arbeitsergebnisse stets gut und von hohem Bestand. Besonders anerkennend herausstellen wollen wir in diesem Zusammenhang ihre allzeit
überdurchschnittliche, fehlerfreie Verwaltung der ..............”.
Bei einer durchweg zufriedenstellenden Leistung (3) fehlen die Adverbien oder die Wortwahl abgeschwächt.
Beispielformulierung:
“Auf dieser Grundlage waren ihre Arbeitsergebnisse gut und von Bestand. Anerkennend herausstellen wollen wir in diesem Zusammenhang ihre solide und fehlerfreie Verwaltung der
..............”.
Müssen Sie ausreichende Leistungen (4) bescheinigen, fehlen die Adverbien meist ganz und auch die Wortwahl wird weiter gedämpft. Außerdem wechseln Sie ins Passive:
Beispielformulierung:
“Auf dieser Grundlage waren ihre Arbeitsergebnisse zufriedenstellend. Insbesondere die Verwaltung der .............. wurde von ihr rationell und vorgabengemäß erledigt”.
Sollten Sie wirklich eine ungenügende Leistung (5/6) kommentieren müssen:
Beispielformulierung:
“Auf dieser Grundlage waren ihre Arbeitsergebnisse im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit. Die Verwaltung der ....... erledigte sie allgemein ordnungsgemäß”.
Aus Personalentwicklungssicht kann ich mir einen Kommentar zu schlechten Arbeitszeugnissen (Note 4 und schlechter) nicht verkneifen: Da war doch offensichtlich der falsche Mann oder die
falsche Frau jahrelang am falschen Platz. Wer hat ihn/sie eingestellt? Warum ist er/sie in der Probezeit (die meist um 6 Monate liegt) nicht aufgefallen mit seinem unterdurchschnittlichen
Arbeitsverhalten? Wenn der Mitarbeiter sich erst in der letzten Zeit so sehr verschlechtert hat - was haben die Mitarbeitergespräche ergeben? Was sind die Gründe für die Verschlechterung und
was hätte das Unternehmen tun können? Werden diese Punkte wirklich erst beim Schreiben der Arbeitszeugnisse relevant?
So gesehen sind ausgesprochen schlechte Zeugnisse auch Armutszeugnisse der Personalentwicklung des Unternehmens und der zuständigen Führungskraft des betroffenen Mitarbeiters. Es
mag sicherlich Ausnahmen geben, aber welche Firma leistet sich über einen längeren Zeitraum unmotivierte, leistungsschwache Mitarbeiter?
Meist sieht man in den Unterlagen von Bewerbern zwischen den überwiegend guten Beurteilungen ein weniger schönes qualifiziertes Arbeitszeugnis - ein Hinweis, dass die Zusammenarbeit
hier nicht besonders gut geklappt hat und Anlass, genauer nachzufragen. Auch verschiedene Zwischenzeugnisse, die aufgrund von Vorgesetztenwechseln ausgestellt werden, weisen
manchmal sehr unterschiedliche Bewertungen auf, obwohl das Aufgabengebiet sich nicht wesentlich verändert hat. Diese Faktoren zeigen deutlich die große Subjektivität der abgegebenen
Bewertungen in den Zeugnissen.
Es kann vorteilhaft sein, Beurteilungskiterien durch einen Hinweisbogen für Vorgesetzte zu objektivieren. Definieren Sie darin, was Sie im Unternehmen unter Engagement, Leistungsmotivation
usw. verstehen.
Beispiel Engagement:
MA setzt sich sehr für die Aufgabe ein, überschreitet im Sinne einer optimalen Aufgabenerfüllung häufig die üblichen Arbeitszeiten, stimmt sich eigeninitiativ mit anderen
Bereichen für eine Verbesserung der gegenseitigen Organisation ab u.v.m. Leider erhöht sich der Verwaltungsaufwand durch dieses Vorgehen und macht den Vorteil hierdurch oft wieder
zunichte. Vorgesetzte finden kaum Zeit (und Lust), so umfassend und detailliert gestaltete Beurteilungsbögen zur Vorbereitung einer Arbeitszeugnis-Ausstellung auszufüllen.
Ich bin aus diesem Grund dazu übergegangen, bei stark abweichenden Beurteilungen den Vorgesetzten nach den Gründen zu fragen. Es kommt nicht selten vor, dass der Beurteiler
versehentlich in eine falsche Zeile gerutscht ist, sehr wenig Zeit für die Beurteilung hatte und möglichst nicht übertreiben wollte (Beurteilungsfehler: Tendenz zur Mitte) oder sogar verärgert über
den Weggang des Mitarbeiters war, weil er ihn persönlich gefördert hat. Diese und andere Ursachen können schlechtere Bewertungen in Arbeitszeugnissen hervorrufen, was sich in einem
Gespräch oft schnell relativiert.
Im Zweifel prüfen Sie bitte vor
dem Schreiben eines Arbeitszeugnisses, ob alle Angaben zur Beurteilung auch wirklich in der gegebenen Form zutreffen. Selbstverständlich gilt alles Vorgenannte auch für
